Cele 6 reguli ale lui Michelle LaBrosse
Evoluam. Fie ca ne place sau nu, tehnologia isi depaseste zi de zi limitele, iar noi trebuie sa tinem pasul cu ea. Spatiul de munca nu mai este unul conventional, delimitat strict de o cladire sau de un birou. Poti munci de oriunde, atat timp cat ai conexiune la internet si/sau un telefon. Comunicarea interpresonala se realizeaza prin atat de multe metode, de la SMS la videoconferinte, incat lipsa de timp si de spatiu nu mai prezinta scuze viabile. In mediul de afaceri, incorporarea acestora pentru a creste productivitatea reprezinta un proces care ar trebui sa fie insotit de cateva sugestii venite din partea specialistilor.
Michelle LaBross, PMP de succes, ne ofera 6 reguli menite sa faciliteze comunicarea unui project manager cu echipa sa, chiar daca nu este prezent in birou:
1. Ai incredere in cei din jur si cultiva-ti increderea prin asteptari realiste. Daca te astepti la eficienta din partea celor din jur, trebuie, in primul rand, sa ai incredere in ei. Acest lucru nu se intampla in mod spontan, ci prin reuniuni si team-buildinguri, iar apoi continua prin asteptarile realiste venite din partea liderilor.
2. Supervizeaza rezultatele, nu activitatea. In spatiul conventional, de birou, “a fi ocupat” este, de multe ori, confundat cu munca propriu-zisa. In mediul virtual, cand nu poti vedea exact ce fac ceilalti, solutia este sa supervizezi rezultatele. Stabileste teluri si monitorizeaza rezultatele, nu activitatile cotidiene.
3. Programeaza sesiuni periodice. Este important sa existe intervale periodice in decursul carora sa se raporteze atat progresul, cat si posibilele neajunsuri ale echipei. Acest lucru va contribui la evitarea unei stari de confuzie si mentinerea disciplinei de echipa.
4. Comunica in timp util. Ai creat o armata de adepti ai e-mailului care pierde timpul cu conversatii inutile, dificile de citit? Petrece echipa ta ore intregi incercand sa rezolve o problema prin e-mail cand ar putea sa o solutioneze printr-o teleconferinta de 30 de minute? Desi e-mailul reprezinta o unealta de baza in comunicarea online, este important sa gasesti si alte metode pentru a-ti creste eficienta. Pune-ti intrebarea: cum poti creste productivitatea comunicarii prin e-mail a echipei tale?
5. Creeaza standarde care contribuie la o comunicare coeziva. Care sunt standardele tale de calitate? Cum definesti excelenta? Ce inseamna brand-ul tau pentru fiecare angajat? A te asigura ca toata lumea stie raspunsurile la aceste trei intrebari devine mai important cand cei cu care lucrezi se afla in zone geografice diferite. Virtual, trebuie sa creezi o coeziune statornica intre membrii echipei tale si un simt al mandriei pentru valorile companiei pentru care lucrezi.
6. Reguli de disponibilitate. Cand cei cu care lucrezi formeaza o echipa dispersata, este important sa stabilesti ce va caracterizeaza in ceea ce priveste disponibilitatea. Cat de repede sunt pregatiti sa raspunda la un e-mail, un mesaj instant sau un telefon? Cum procedezi cand oamenii sunt in afara programului de munca sau in vacanta? Daca lucrezi intr-un mediu bazat pe satisfacerea clientului, este important sa ai asteptari clare in ceea ce priveste intrebarile clientilor.
