In timp ce se documenta asupra cartii sale, Jerry Manas a ajuns la concluzia ca majoritatea actiunilor lui Napoleon erau influentate de aceste sase principii:

1. Acuratetea. Acuratetea consta intr-o precizie perfecta, dobandita in urma cercetarii si planificarii continue, pe tot parcursul proiectului desfasurat, nu doar la inceput. Fiecare detaliu trebuie documentat temeinic, niciun proces nu trebuie tratat superficial.

”In razboi, nimic nu este realizat fara calcule. Orice nu este planificat in detaliu nu va produce rezultate.[…] pentru a obtine succes, trebuie sa te gandesti timp de cateva luni la tot ce s-ar putea intampla. Eu imi iau asa multe precautii, deoarece este obiceiul meu sa nu las nimic in voia intamplarii.” (Napoleon)

2. Viteza. Aceasta implica pastrarea unei stari de alerta si concentrarea energiei pe lucrurile cele mai importante care trebuie efectuate. In caz contrar, eforturile noastre isi pierd consistenta printre alte actiuni ce ne vor distrage atentia. Putem mentine starea de alerta prin incrementarea unor repere, calculand astfel ce si cat mai avem de facut in intervalul de timp ramas.

”La fiecare 5-6 marsuri trebuie sa ai un oras fortificat de-a lungul liniei de operatiuni unde sa iti poti aproviziona armata cu alimente si munitie, sa organizezi convoiul, oras pe care il poti face centrul manevrei tale, un pivot care sa-ti scurteze linia de operatii.” (Napoleon)

3. Flexibilitatea. Desi planul nostru pare perfect, trebuie sa fim constienti ca sunt o multime de forte exterioare care ni-l pot afecta. Solutia ramane flexibilitatea. Faceti adjustarile necesare noii situatii, fara a va indeparta prea mult de la plan.

“Planurile de campanie sunt modificate la nesfarsit, in concordanta cu circumstantele, geniul comandantului, natura trupelor si topografia.” (Napoleon)

4. Simplitatea. Marii conducatori si expertii in marketing au considerat intotdeauna simplitatea drept un principiu de baza al succesului. Simplitatea poate insemna setarea unor obiective realiste sau folosirea mesajelor clare, concise in comunicarea cu cei din jur. Totodata, in ceea ce priveste procesele de control si executie, este mai bine sa ne concentram pe obiective si sa-i lasam pe cei ce cunosc detaliile de-aproape sa ia masurile necesare.

”Rapoartele trebuie scrise intotdeauna in cel mai simplu mod cu putinta si sa fie pur descriptive. Nu trebuie sa ne indepartam de scopul lor prin introducerea unor idei irelevante.” (Napoleon)

5. Caracterul. Acesta include trasaturi precum integritatea, calmul si responsabilitatea, toate asociate cu cei mai mari conducatori de-a lungul istoriei. Integritatea demonstreaza interdependenta dintre actiunile si vorbele noastre – nu putem sa zicem ceva si sa facem altceva. Daca lucrurile nu merg asa cum am planuit, trebuie sa ne pastram calmul si sa ne gandim la partile negative si cele pozitive. Nu in ultimul rand, trebuie sa fim responsabili, atat pentru faptele noastre, cat si ale celorlalti.

“Cea mai importanta calitate a unui comandant este sa-si pastreze calmul, sa primeasca impresii acurate referitoare la ceea ce se intampla si sa nu se lase intoxicat de vestile bune sau rele.” (Napoleon)

6. Forta morala. Aceasta ne da puterea de a depasi orice obstacol si consta in disciplina, scop, recunoastere si recompense. In primul rand, prin mentinerea disciplinei, gasim increderea in sine care ne ajuta sa ne atingem obiectivele. Pentru a nu ne indeparta de la plan, avem nevoie de un scop care sa ne reaminteasca importanta proiectului nostru. Fara scop, sansele sunt sa renunti la primul obstacol care apare. Recunoasterea este si ea importanta. Nu numai meritele celor din jur trebuie recunoscute, ci si cele proprii, iar de la recunoastere la recompensa este doar un pas. Prin recompense ii motivam pe cei din jur si pe noi insine sa fim mai eficienti si mai productivi.

“Un lider este un comerciant de speranta.”

“Armata trebuie sa inteleaga ca disciplina, intelepciunea si respectul pentru proprietate sunt fundatia victoriei ei, ca jaful si talhariile apartin numai celor lasi, nedemni de a-si mai pastra rangul. […] Fara disciplina, nu exista victorie.”

“Trebuie sa-i incurajam pe soldati prin orice metoda sa ramana alaturi de drapel : vom infaptui acest lucru acordandu-le veteranilor recompense mari…Este o mare nedreptate sa nu platesti un veteran mai mult decat pe un racan. “ (Napoleon)

In concluzie, pentru a fi un project manager de succes, ”nu ai nevoie de spirit razboinic, ci de precizie, caracter si simplitate. Arta de a fi cateodata indraznet si alteori foarte prudent este secretul succesului.”

Napoleon on Project Management este prima carte care aduce in prim-plan o personalitate istorica si se adreseaza atat celor interesati de project management, cat si celor ce vor sa isi dezvolte aptitudinile de lider. Bazata pe maximele si principiile imparatului francez, cartea ofera o veritabila lectie de istorie, Jerry Manas explicand atat succesul lui Napoleon, cat si decaderea sa. Va urez lectura placuta!

Atat sub forma de blog (versiune non-lineara), cat si de e-book, Project Shrink se axeaza pe doua teme principale : leadership si mediile sociale. Legatura dintre ele ne-o dezvaluie chiar Bas de Baar. Intrebat, in timpul unei prezentari, care este cheia unui proiect de succes, acesta a raspuns simplu : increderea reciproca. Totodata, ea sta la baza si celor doua abordari complementare pe care olandezul le propune.

In viziunea lui, un proiect nu este altceva decat suma comportamentelor tuturor celor implicati in realizarea lui, de la membrii echipei la furnizori si actionari. Project Managerul este cel care imprima o anumita directie pentru atingerea scopului urmarit, iar datoria lui este sa isi valorifice aptitudinile de lider insistand , in mod deosebit, pe cele de comunicare.

Mediile sociale online uzuale (blogul, FaceBook, Twitter etc.), numite si SMEs (social media environments), reprezinta o platforma ideala pentru a primi si a oferi feedback, deoarece faciliteaza comunicarea dintre membrii echipei. Prin Project Shrink, Bas de Baar incurajeaza utilizarea acestora : costurile fixe sunt micsorate, stakeholderii afla detalii in timp real despre evolutia proiectului, sunt dezvoltate relatiile umane.

Project Shrink exploreaza atat relatiile umane care contribuie la realizarea unui proiect, cat si pasii care trebuie urmati pentru a creste eficienta si a intelege mai bine procesele desfasurate. Pentru a descrie mecanismul, Bas de Baar preia definitii si modele din domenii precum sociologie, economie, fizica, informatica, matematica, psihologie, crimonologie, chiar si … strategie militara, modele pe care le adapteaza pentru managementul de proiecte.

In una din numeroasele sale analogii, olandezul aseamana procesul de planificare a proiectului cu dorinta alchimistului de a prepara o potiune magica. Pasii pe care acesta ii identifica sunt urmatorii :

1. Analizarea stakeholderilor, a intereselor si a asteptarilor acestora

4. Alegerea unei abordari care sa diminueze toate acele riscuri prin:
-Strategie : Care sunt pasii care trebuie urmati, care este ordinea lor si in ce intervale de timp vor fi derulati ?
-Organizare : Cum este structurata organizarea proiectului ?
-Feedback : Cum functioneaza feedback-ul catre stakeholders in ceea ce priveste starea curenta a proiectului si a proceselor care sunt implementate ?

Desi nu exista un algoritm standard pentru succesul unui proiect, citind despre Project Shrink veti afla ingredientele necesare reusitei. Modalitatea in care le veti combina ramane alegerea dumneavoastra.

Michelle LaBross, PMP de succes, ne ofera 6 reguli menite sa faciliteze comunicarea unui project manager cu echipa sa, chiar daca nu este prezent in birou:

1.  Ai incredere in cei din jur si cultiva-ti increderea prin asteptari realiste. Daca te astepti la eficienta din partea celor din jur, trebuie, in primul rand, sa ai incredere in ei. Acest lucru nu se intampla in mod spontan, ci prin reuniuni si team-buildinguri, iar apoi continua prin asteptarile realiste venite din partea liderilor. 

2.  Supervizeaza rezultatele, nu activitatea. In spatiul  conventional, de birou, “a fi ocupat” este, de multe ori, confundat cu munca propriu-zisa. In mediul virtual, cand nu poti vedea exact ce fac ceilalti, solutia este sa supervizezi rezultatele. Stabileste teluri si monitorizeaza rezultatele, nu activitatile cotidiene.

3.  Programeaza sesiuni  periodice. Este important sa existe  intervale periodice in decursul carora sa se raporteze atat progresul, cat si posibilele neajunsuri ale echipei. Acest lucru va contribui la evitarea unei stari de confuzie si mentinerea disciplinei de echipa.

4.  Comunica in timp util.  Ai creat o armata de adepti ai e-mailului care pierde timpul cu conversatii inutile, dificile de citit? Petrece echipa ta ore intregi incercand sa rezolve o problema prin e-mail cand ar putea sa o solutioneze printr-o teleconferinta de 30 de minute? Desi e-mailul reprezinta o unealta de baza in comunicarea online, este important sa gasesti si alte metode pentru a-ti creste eficienta. Pune-ti intrebarea: cum poti creste productivitatea comunicarii prin e-mail a echipei  tale?

5.  Creeaza standarde care contribuie la o comunicare coeziva.  Care sunt standardele tale de calitate? Cum definesti excelenta? Ce inseamna brand-ul tau pentru fiecare angajat? A te asigura ca toata lumea stie raspunsurile la aceste trei intrebari devine mai important cand cei cu care lucrezi se afla in zone geografice diferite. Virtual, trebuie sa creezi o coeziune statornica intre membrii echipei tale si un simt al mandriei  pentru valorile companiei pentru care lucrezi.

6.  Reguli de disponibilitate. Cand cei cu care lucrezi  formeaza o echipa dispersata, este important sa stabilesti ce va caracterizeaza in ceea ce priveste disponibilitatea. Cat de repede sunt pregatiti sa raspunda la un e-mail, un mesaj instant sau un telefon? Cum procedezi cand oamenii sunt in afara programului de munca sau in vacanta? Daca lucrezi intr-un mediu bazat pe satisfacerea clientului, este important sa ai asteptari clare in ceea ce priveste intrebarile clientilor.

1. Care este reteta unui proiect de succes ?

Nu cred ca exista o reteta pentru un proiect de succes. Sunt cateva elemente de care depinde reusita unui proiect, cum ar fi : interesul pe care il manifesti pentru respectivul domeniu, implicarea, entuziasmul, la care se adauga o buna pregatire in domeniu si un plus valoare care este dat de experienta managerului de proiect si a echipei de implementare.

2. Care este in opinia dvs, cea mai importanta etapa in implementarea unui proiect ?

Elementul-cheie in implementarea unui proiect este comunicarea dintre membrii echipei. Conteaza foarte multa sa fie persoane pregatite pentru postul pe care il ocupa in cadrul proiectului si sa aiba o oarecare experienta, dar fara o comunicare eficienta intre membrii echipei, implementarea proiectului ar fi foarte dificil de realizat.

3. Care sunt greselile cel mai des intalnite in implementarea unui proiect ?

Daca echipa de implementare este una care a mai lucrat impreuna, greselile sunt minore, si tin de detalii care apar pe parcurs. In cazul in care membrii echipei nu au mai colaborat pot sa apara greseli care tin de viziunea pe care o are fiecare membru cu privire la o anumita chestiune.

4. Care credeti ca sunt cauzele acestor greseli ?

Ignoranta şi  Neştiinţa.

5. Cat de greu este de gestionat riscul intr-un proiect ?

Pentru ca riscurile unui proiect sa poata fi gestionate, ele trebuie mai intai identificate, iar managerul de proiect este persoana cea mai indicata sa faca acest lucru. Urmeaza apoi acceptarea existentei riscurilor si elaborarea unui plan pentru situatii imprevizibile. Daca toate aceste etape sunt realizate, gestionarea riscului in cadrul unui proiect isi mareste eficienta pana la 80%. Diferenta pana la o gestinare optima este data de experienta managerului si a echipei de implementare.

Un manager in cautare de finantare va trebui pentru inceput sa se documenteze. Multitudinea de informatii, de termeni specifici si de conditii de indeplinit au darul de a descuraja intr-o prima etapa. Insa pentru asta exista firme de consultanta, din ce in ce mai multe, dornice sa-si ofere serviciile. Managerul va pune la dispozitia consultantilor toate datele solicitate si va mentine o comunicare permanenta. Cu atat mai mult in mediul economic actual, tarifele se negociaza, iar firmele de consultanta se „lupta” pentru clienti, oferind o gama cat mai larga de servicii, pe care anul trecut de exemplu le taxau suplimentar.

Procesul de elaborare si depunere a proiectelor este unul cel putin greoi. Numeroasele acte necesare, birocratia excesiva, dificultatea si costurile obtinerii unor avize pot pune la incercare rabdarea si intelegerea beneficiarului-client. Daca pentru inceput mirajul banilor nerambursabili este foarte mare, entuziasmul scade odata cu trecerea timpului. Sunt prezentate in media cazurile altor investitori care fie au avut succes in accesarea fondurilor, fie dimpotriva, renunta pe parcurs, proiectul nu este aprobat sau intampina mari probleme la implementare. Tine si de moralul fiecaruia, dar si de experienta in afaceri. Trebuie acceptate riscurile pe care le implica un astfel de demers si, mai important, trebuie acceptat procesul in sine. Fondurile europene se pot obtine doar cu rabdare. Cine forteaza si vrea sa obtina repede finantari europene risca sa esueze pe parcurs. Un proiect pregatit in fuga risca sa fie planificat gresit, iar cheltuielile pot fi prost structurate.

Dupa o perioada chinuitoare de asteptare, proiectul poate fi finantat. Beneficiarii vor realiza proiectele conform prevederilor contractului de finantare, care contine toate obligatiile si responsabilitatile beneficiarului care a obtinut finantarea.

Unul din principiile prin care se opereaza este cel al rambursarii cheltuielilor efectuate de beneficiari. Acestia trebuie sa prefinanteze proiectele, urmand ca decontarea cheltuielilor sa se faca dupa verificarea acestora, intr-o proportie prestabilita. Beneficiarul trebuie sa aiba, in mod normal, mult mai multi bani, pentru ca el va asigura platile in prima faza, urmand ca, ulterior, pe baza facturilor, sa ii fie restituita o cota din sumele de bani investite. Solicitantul trebuie sa acopere diferenta dintre finantarea publica si costul proiectului prin resurse proprii sau atrase, co-finantand astfel proiectul. Toate aceste verificari, rapoarte si decontari dureaza intre 60 si 90 de zile. Asta daca totul se desfasoara fara probleme.

Beneficiarul de fonduri nerambursabile trebuie sa fie un om rabdator, sa gaseasca resursele financiare si personale pentru a parcurge drumul sinuos al obtinerii unei finantari. Autoritatile ne incurajeaza si ne spun ca merita. Parerile beneficiarilor sunt impartite, in functie de experienta prin care au trecut. In cele din urma un rol important il joaca si determinarea si dorinta de reusita.

Aureliana Popa, asistent manager Extreme Training, declara ca initiativa implemtarii unui astfel de proiect a venit chiar din partea viitorilor cursanti.

1.Deja sunt foarte multe cursuri  de antreprenoriat oferite de universitati sau de firmele private. Ce anume v-a determinat sa demarati acest proiect ?

Ideea unui proiect de promovare a antreprenoriatului a pornit chiar de la clientii companiei, participantii la trainingurile pe care le desfasuram, care ne solicitau constant sfaturi legate de demararea unei afaceri si de modul de gestionare a acestor.  Am considerat ca un proiect axat pe antreprenoriat, care sa contina un pachet de cursuri specifice, ar raspunde perfect intrebarilor si nelamuririlor pe care le are un antreprenor aflat la inceput.

2. Cu ce difera cursurile oferite prin Business Startup fata de alte seminarii sau tutoriale in domeniul antreprenoriatului ?

Cursurile din cadrul proiectului  au avantajul ca acopera intreaga arie a antreprenoriatului, prin informatiile diverse pe care le ofera. Prin cursurile de dezvoltare antreprenoriala si manageriala, participantii sunt ghidati pentru o buna gestionare atat a afacerii in sine, cat si pentru formarea lor personala, in vederea luarii celor mai bune decizii cu privire la atitudine a fata de personalul angajat si fata de potentialii clienti. Comunicarea in mediul business vine in intampinarea unei intelegeri cat mai complexe a modului de gandire al  oamenilor in general si al antreprenorilor in particular. Cursul de managementul proiectelor ofera baza teoretica necesara pentru scrierea si implementarea unui proiect, precum si  sfaturi practice de la persoane cu experienta in acest domeniu. Pe langa aria larga din domeniul antreprenoriatului  pe care o acopera cursurile proiectului, Business Startup are avantajul experientei detinute de trainerii companiei , care sustin traininguri de peste 5 ani.

3. Ce anume ar motiva un posibil cursant sa ia parte la acest proiect/la aceste cursuri ?

Motivatia unui posibil cursant trebuie sa vina in principal din partea lui, trebuie sa isi doreasca sa demareze o afacere pe cont propriu, sa fie propriul sau sef, proiectul Business Startup oferind fundamentul teoretic  de care are nevoie si sfaturi aplicate din partea unor antreprenori care au reusit.

4. Cu cine veti lucra pentru acest proiect ? Cine va sustine aceste cursuri ?

Extreme Training desfasoara acest proiect in parteneriat cu All-News, partener care s-a impus in media online, iar cursurile vor fi sustinute de trainerii companiei, specializati pe fiecare domeniu in parte.

5. Proiectul este impartit in 4 module. Cat vor dura cursurile ?

Fiecare dintre cele patru module – Managementul proiectelor, Comunicarea in mediul business, Dezvoltarea antreprenoriala si Dezvoltarea manageriala – va dura cate 2 zile, in intervalul orar 10.00-17.00 cu incepere din luna noiembrie 2009 si pana in aprilie 2010. Modulele vor fi urmate de un numar de 180 de cursanti, impartiti in 6 grupe, fiecare grupa urmand sa finalizeze toate cele patru module pe o perioada de o luna. Inainte de trainingurile propriu-zise, in luna octombrie vor avea loc o serie de seminarii de prezentare a oportunitatilor antreprenoriale din regiunea Bucuresti-Ilfov.

6. La ora actuala toti tinerii si nu numai, interesati sa urmeze cursuri de specialitate, doresc ca acestea sa fie si recunoscute de un minister de resort. La finalul cursului se va sustine un examen ? Se va oferi o diploma acreditata ?

In general, cursurile de acest tip sunt urmate de tineri  interesati in mod direct de un anumit domeniu, care au sau nu o pregatire profesionala in respectivul domeniu. Cursurile se vor finaliza prin acordarea unei  diplome, fara sustinerea unui examen, care nu este in schimb acreditata.

7. Care este motivul pentru care acest proiect se limiteaza numai la regiunea Bucuresti-Ilfov ?

Exista doua tipuri de proiecte finantate de Fondul Social European, cum este si Business Startup: locale si nationale. Proiectele locale se desfasoara pe regiuni de dezvoltare ale Romaniei, iar  proiectul nostru se desfasoara in regiunea Bucuresti-Ilfov, tininad cont de faptul ca Extreme Training isi desfasoara activitatea in mod normal in aceasta zona.

8. Care sunt planurile de viitor ? Intentionati sa oferiti si alte oportunitati de training prin intermediul proiectelor finantate prin POS DRU?

In prezent, tot prin POS DRU, sunt depuse alte doua proiecte la care asteptam un raspuns in ceea ce priveste acordarea finantarii, in care Extreme Training este solicitant principal, unul prin care ne dorim extinderea Business Startup la nivel national si un altul care promoveaza incluziunea sociala si egalitatea de sanse.

Daca avem sau nu project manageri de succes in Romania, cum ii recunoastem, cu ce dificutati se confrunta si ce greseli trebuie sa evite acestia, ne axplica Adrian Bucica, PMP – Consultant & Trainer COMPASS Consulting / Membru PMI .

1. Care este definitia project managerului?

Project Managerul este persoana care detine responsabilitatea, dar si autoritatea (conform cartei proiectului – documentul initial de definire si aprobare a proiectului) de derulare a unui proiect pentru indeplinirea obiectivelor acestuia. Pentru ca un Project Manager sa poata indeplini obiectivele unui proiect trebuie sa aiba un set de cunostinte (despre managementul de proiect -ca disciplina-, despre organizatii, despre oameni, despre domeniul in care implementeaza proiectul, despre management in general), un set de abilitati (“stie/poate sa faca …” vs am “auzit despre …”) si un set de experiente (a participat efectiv intr-un set de proiecte din care “a invatat”).

Practic, Project Managerul trebuie sa poata lucra autonom (fara indicatii de la superiori), foarte bine organizat (pornind de la obiective si carta proiectului) si sa poata integra resursele necesare pentru buna derulare a proiectului (echipa, terti, resurse materiale si financiare).

2. Plecand de la definitia dvs, avem project manageri in Romania in adevaratul sens al cuvantului?

Da, avem un set de Project Manageri foarte buni in Romania (depinde si de domeniu si complexitatea proiectului). Si au derulat cu succes proiecte la nivel national sau international, au dezvoltat alti Manageri de proiect, coordoneaza programe etc.

Dar avem si foarte multe persoane care doar se numesc Project Manageri (sau Manageri de proiect sau Responsabili de proiect). Si in profesionalizarea acestor persoane sta de fapt un potential mare care ar putea sa dinamizeze activitatea companiilor (sau chiar ong-urilor sau mediului academic si mediului public) din Romania. Un alt potential important este in zona de maturizare a companiilor referitor la practicile de management de proiect (din pacate, stadiul este incipient in cel mai bun caz in majoritatea companiilor din Romania, exceptie un set de companii multinationale). Daca ai si un mediu profesionist in companie (in domeniul Project managementului) si dezvolti si Project Manageri (in adevaratul sens al cuvantului), atunci vei avea o rata mult mai buna de success a proiectelor si deci un avantaj competitiv fata de competitie.

3. In ce domenii ii gasim si cum ii recunoastem?

Project Manageri buni ar trebui sa gasim in proiecte de IT, proiecte de investitii productive, proiecte de implementare schimbari organizationale, proiecte de marketing, proiecte de constructii, proiecte de cercetare, proiecte educationale, proiecte culturale, etc. Din experienta proprie (subiectiva), doar in zona de IT (dezvoltare software, implementatori, departament din banci) se investeste continuu in dezvoltarea/profesionalizarea Managerilor de proiect. In celelalte domenii, investitia in dezvoltarea Managerilor de proiect se face doar in functie de politica companiei din care provin (si sunt companii care au inteles clar beneficiile si investesc, dar si companii unde nu se intelege ce inseamna Management de proiect profesionist). In unele cazuri se apeleaza la consultanti care au Manageri de proiect bine pregatiti.

4. Cum poti convinge un angajator ca esti potrivit ca manager de proiect?

Foarte dificil daca angajatorul nu stie ce este un Project manager (uneori il confunda cu un expert tehnic, alteori il confunda cu un “supraom” care se va ocupa de orice aspecte care vor aparea in derularea proiectului, alterori il confunda cu un sef de departament etc).

In primul rand, Project managerul are de ales intre a lucra doar la un angajator care stie ce inseamna Managementul de proiect (si are cadru intern/organizatoric necesar pentru a derula proiecte) sau a-si asuma lucrul cu un angajator care nu stie ce inseamna Managementul de proiect si deci asumare implicit si rol de “educare” a angajatorului.

Un angajator “educat” va sti cat cantareste o certificare internationala (ex: PMP, certificarile IPMA, etc) si va sti sa inteleaga si valorizeze experienta Project Managerului (cat de mult/putin se potriveste pentru noul proiect).

5. Poti gestiona un proiect fara studii in domeniu?

Trainingurile sau studiile academice sau studiul individual au rolul de a te face sa constientizezi mai bine experientele prin care treci, sa le structurezi si practic ulterior sa accelereze invatarea on the job. As face urmatoarea comparatie: 2 zile sau 2 luni de studii, pentru cineva fara experienta, pot sa nu valoreaza nici cat 2 zile sau 2 luni de implicare efectiva intr-un proiect. Insa, 2 zile sau 2 luni de studii, pentru cineva cu experienta de minim 1-3 ani (sau mai mult pentru proiecte complexe) pot sa valoreze cat 2-4 ani de experienta (tocmai datorita procesului de constientizare si structurare descris mai devreme). Conteaza foarte mult si cine este trainerul / profesorul (aceasta avand un rol multiplu: transmitere cunostinte, transmitere mod de gandire pentru rezolvare probleme, rol de model –de atitudine, etica etc).

6. Cu ce dificultati se confrunta managerii de proiect din Romania?

In Romania poti avea acces la know-how si instrumente software competitive. Deci te poti dezvolta si utiliza instrumentele de care ai nevoie. Problema principala insa este data de lipsa “culturii de Management de proiect”, lipsa “educarii” angajatorului.

Cateva elemente care ar defini un angajator “educat”:
a. Trimit la trainingurile/formarile de Management de proiect nu numai (viitorii) Project Manageri ci si persoane din echipa de proiect (altfel nu va exista un limbaj comun),
b. Trateaza cu respect/incredere Managerii de proiect, adica:
i. le inteleg limbajul –ce reprezinta carta proiectului, ce este Gantt-ul, ce este planul de riscuri, ce este raportul de progress etc-,
ii. asculta argumentele si recomandarile facute de Managerii de proiect,
iii. le asigura accesul la instrumentele necesare (Mind Mapping, instrumente de planificare, etc)
c. Acorda autoritatea si responsabilitatea necesara Managerului de proiect pentru a-si derula proiectul

7. Care sunt cele cinci greseli fundamenale pe care ar trebui sa le evite un manager de proiect?

a. Sa uiti obiectivele proiectului si ratiunea pentru care se deruleaza proiectul (nevoia de la care a pornit).
b. Sa nu gestionezi corect echipa de proiect
c. Sa nu urmaresti riscurile proiectului
d. Sa nu intelegi interesele stakeholderilor, impactul asupra proiectului si ce modalitati de interventie ai
e. Sa nu ai o abordare structurata in proiect (elemente specifice managementului de proiect)

8. Ce rol are echipa de proiect in suportul project managerului?

Project Managerul poate fi asemanat cu o locomotiva. Daca insa nu are vagoane (echipa), se va plimba degeaba intre statii. Vagoanele pot sa fie cu diverse roluri (vagon de posta, vagon restaurant, vagon de dormit, vagon gen intercity etc), la fel ca si persoane din echipa de proiect care au competente pe diverse domenii (si fara aceastia practic nu se poate implementa proiectul).

9. Ce recomandari aveti pentru un debutant in aceasta profesie?

Sa se documenteze activ in domeniul project managementului (ex: www.pmi.org), sa lucreze/interactioneze cu Project manageri buni, sa participe la traininguri de Project management , sa persevereze si sa aiba rabdare (nu poti deveni project manager peste noapte, poate dura luni sau ani –in functie de domeniu si complexitatea proiectului).

10. Ce recomandari aveti pentru cei care au deja o experienta ca project manageri?

Exista o asa numita “capcana a experientei” (experience trap). Atunci cand te-ai mai intalnit cu situatii similare cu cele din trecut, tinzi sa ai abordari similare (fara a reverifica ipotezele, cauzele, circumstantele). Poate fi daunator sau chiar fatal unui Project Manager sa creada ca le stie pe toate. De aceea, dezvoltarea profesionala, networkingul cu alti project manageri, citirea materialelor noi relevante in domeniu ar trebui sa reprezinte un process continuu pentru un Project Manager.

1. Îngrijţi-vă!

Oamenii încrezători în ei înşişi arată şi se simt extraordinar. Primul pas către sporirea încrederii începe cu starea fizică şi mentală. Încercaţi să mâncaţi alimente sănătoase, reduceţi mâncarea nesănătoasă şi beţi multă apă în timpul zilei. Faceţi puţină mişcare în fiecare zi. Va face minuni. Duceţi-vă la sala de sport sau alegeţi-vă un sport. Apoi, schimbaţi-vă tunsoarea, cumpăraţi nişte haine noi şi faceţi-vă un cadou pe care să-l apreciaţi. Dacă arătaţi şi vă simţiţi fantastic, atunci vă veţi începe fiecare zi simţindu-vă minunat.

2. Stabiliţi obiective simple!

Când vă apucaţi de treabă, stabiliţi obiective săptămânale simple şi realizabile. Astfel, când terminaţi treaba vineri noaptea şi vă pregătiţi de weekend, vă veţi simţi extraordinar pentru că aţi reuşit să realizaţi ceea ce v-aţi propus. Aceasta vă va spori încrederea în propria persoană. Asiguraţi-vă că povestiţi oamenilor despre obiectivele stabilite şi când le-aţi realizat. Niciodată să nu vă faceţi obiectivele prea greu sau prea uşor de realizat. Şi, în fiecare săptămână, ridicaţi-vă standardele puţin mai mult, astfel încât să vă desfăşuraţi activitatea constant la nivel ridicat.

3. Găsiţi un mentor!

Găsiţi pe cineva cinstit, înţelept, în care puteţi avea încredere şi rugaţi-l să vă fie mentor. Poate fi un membru al familiei, prieten sau coleg. Întâlniţi-vă lunar pentru a discuta despre obiectivele stabilite şi ce aţi realizat. Cereţi sfatul şi recomandarea lui cu privire la orice problemă cu care vă confruntaţi. Sfatul şi sprijinul acestuia vă va spori mai mult încrederea în propria persoană.

4. Echilibraţi timpul de lucru!

Pentru a fi în fruntea jocului, aveţi nevoie de o balanţă extraordinară muncă/viaţă. Aceasta înseamnă să aranjaţi în mod egal timpul de lucru şi timpul liber. Fiţi conştienţi de faptul că, dacă veţi face ore suplimentare, oboseala şi stresul vă vor înfrânge încrederea. Prin urmare, limitaţi-vă orele de lucru şi faceţi în timpul liber activităţi de care să vă bucuraţi. Dacă vă bucuraţi din plin de viaţă, încrederea vă va spori în fiecare zi.

5. Reveniţi la studiu!

Când v-aţi început cariera, totul era nou şi stimulant. Însă acum, probabil nu mai învăţaţi atât de mult pe cât o făceaţi înainte, fapt ceea ce reduce din stimulul serviciului. Aşa că, reîncepeţi studiul lucrurilor noi prin lectură, cercetare online şi întâlniţi oameni de la care aveţi ce învăţa. Încercaţi să învăţaţi ceva nou în fiecare zi. Aceasta nu numai că vă va îmbunătăţi performanţa la serviciu, dar vă va spori încrederea prin cunoştinţele suplimentare câştigate.

•  O prima categorie de organizatii, pentru a fi “la moda” au format in cadrul organizatiei un departament de PM, trecind niste persoane in cadrul acestui departament, denumindu-le generic “Project Manageri”. Am constatat ca nici aceste persoane si nici responsabilii din organizatie (Manageri, Resurse Umane … etc.) nu aveau clarificate obiectivele pentru acesti PM, nu cunosteau ce ar trebui sa contina un “Job Description” pentru acestia.
•  O alta categorie, depasind cu putin stadiul de mai sus, au trimis la diferite cursuri de Project Management “niste” salariati, care sa “rezolve” problema proiectelor cu care se confrunta firma. Similar cu categoria de mai sus, nu au fost stabilite cerinte si obiective clare pentru structura cursului si nici pentru persoanelor scolarizate;
•  O alta categorie de firme, au facut un fel de repartizare a unor sarcini (specifice PM-ului) catre mai multi salariati din firma, fiecare dintre acestia incercind sa raspunda unor “cerinte specifice” venite din partea unor contractori sau autoritati contractante.
•  O alta categorie de firme au investit in diferite aplicatii software de PM ( ex. Microsoft Project , Primavera … etc. ) , eventual in cursuri de scolarizare pentru utilizarea acestor unelte de PM. Salariatii cu astfel de abilitati fiind pusi ulterior sa “organizeze si sa conduca” proiectele sau sa abordeze pe baza teoriilor de PM proiectele …
•  O alta categorie de firme au angajat pe baza unei “Fise a Postului” care desi se intitula generic “Project Manager” nu avea nici o legatura cu sarcinile si atributiile unui PM. In cautarea unui loc de munca, persoanele care au acceptat posturile, desi raspundeau cerintelor solicitate, nu puteau aborda proiectele pe baza unor procese de PM, obtinind rezultate sub-satisfacatoare …
•  In fine am intilnit si firme care au angajat (sau scolarizat) Project Manageri cu cunostinte corespunzatoare dar nu au reusit sa obtina rezultate deoarece in companie nu exista implementata o metodologie de PM. Am constatat de multe ori ca acesti PM erau nemultumiti de statutul lor iar unii au plecat in alte organizatii …

 Problema este data de lipsa unei metodologii de Project Management implementata in organizatie, care sa asigure formalizarea proceselor de business, asigurind cu acuratete trasabilitatea fiecarui proces, aria de cunostinte necesara pentru abordarea si rezolovarea problemelor specifice. Stabilirea proceselor pentru fiecare proiect din organizatie, asigura abordarea structurata a proiectelor, pentru fiecare “sectiune” stabilindu-se initial (si apoi imbunatatindu-se) modalitatile de abordare. In acest mod PM vor sti exact ce au de facut, isi vor putea imbunatati permanent cunostintele si vor putea optimiza modalitatile de abordare. Formalizarea proceselor (asigurata de utilizarea unor documente sablon = template pentru fiecare proces) asigura limbajul comun, familiarizarea salariatilor cu tipurile de documente si rapoarte ce trebuiesc intocmite si posibilitatea urmaririi usoare a progresului fiecarui proiect. Putem avea astfel si “o istorie” a modalitatii de abordare si mai mult decit atat o posibilitate de a sti ce probleme au aparut si modul in care acestea au fost rezolvate.

Organizatiile care au implementata o metodologie de Project Management pot asigura o calitate constanta a produselor si serviciilor pe care le ofera si pot sa-si imbunatateasca permanent beneficiile obtinute. Compania americana Method123(R) furnizeaza una dintre cele mai utilizate metodologii de Project Management – MPMM , metodologie ce poate fi customizata de organizatia Dvs. Metodologia MPMM arata imediat Project Managerului care sunt procesele din aria in care actioneaza , legaturile dintre acestea si ii asigura accesul imediat la template si studii de caz (best practice) printr-o interfata simpla, intuitiva si foarte prietenoasa.. Terminilogia, continutul, aspectul profesional al documentelor, pot fundamenta usor deciziile. Detalii suplimentare despre aceasta metodologie puteti gasi pe site-ul nostru www.project-management-romania.ro in sectiunile “Produse” si “Solutii”. Va invitam sa analizati ce metodologie de PM exista in compania unde lucrati, sa studiati si avantajele si beneficiile oferite de MPMM si sa decideti oportunitatea implementarii acesteia in organizatia Dvs.
 Implementarea unei metodologii “out-of-the-box” , gata pregatita, reprezinta un fundament (nu este necesar sa reinventati roata)  va poate scuti de foarte mult efort si de costuri inutile. Majoritatea organizatiilor ce au deja implementata o metodologie de PM au o performanta ridicata, un ROI substantial mai mare decit cele care nu au inca implementata o metodologie. Companiile ce utilizeaza o metodologie pot contracta proiecte de orice dimensiune pentru ca pot asigura administrarea controlata a acestora. Acestea sunt companiile in care Project Managerii pot sa-si formeze si sa-si dezvolte abilitatile si competentele si in paralel ca aceasta sa aduca beneficii importante. In lipsa unei metodologii, Project Managerii nu-si pot executa sarcinile deoarece nu exista procese trasate (sau exista doar segmente de procese) , au dificultati in conducerea proiectelor si de aceea de cele mai multe ori renunta.
 Conceptia gresita despre o metodologie, precum ca ar fi prea “birocratica” ca ar complica lucrurile si le-ar ingreuna iar proiectele vor necesita mai mult timp si efort este intilnita mai ales acolo unde nu se cunoaste corect ceea ce este o metodologie si modul in care aceasta opereaza. Metodologia este o parte semnificativa din cunostintele dintr-o organizatie. In cadrul metodologiei exista toate politicile organizationale, instructiuni de operare, “cum se face” , lectii invatate, si exemple din toate proiectele executate. Abordarea proiectelor pe baza ciclului de viata al proiectului ne asigura permanent viziunea “big map” globala asupra proiectului. Cresterea eficientei in privinta abordarii proceselor din cadrul proiectelor asigura o consistenta sporita , consistenta asigura utilizarea de “best practices” ducind la o crestere a abilitatii organizatiei in abordarea proiectelor.
 Project Managementul este un proces de tip “mission critical” . O Metodologie este o parte centrala a cunostintelor organizatiei care asigura o abordare sistematica si controlabila a proiectelor. Ea poate fi adaptata nevoilor oricarui proiect, functie de nevoile organizatiei, include procese scalabile asigurind flexibilitate si eliminarea muncii inutile si a birocratiei. Utilizarea consistenta a unei metodologii asigura imbunatatirea continua a performantei organizationale.

Ing. Marius GAITAN
PM Consultant & Civil Engineer
EUROPROIECT ESTATE
Mail : office@europroiect.ro
Web : www.project-management-romania.ro
Tel: 0744-639025